在线办公？使用“酷盘+离线”

　　长久以来，同事小王总是习惯用Google Docs在线办公，据他说，这种方式有三大好处，一是自己的电脑中无需安装Microsoft office办公软件，可以加快系统的运行速度；二是使用方便，只要身边有一台可上网的电脑，就可以随时随地利用Google Docs编辑文档；三是安全性有保证，存储在服务器中的文件不用担心会因硬盘损坏而丢失。其实他的说法有一定问题，那就是一旦遇到网络好用，一切编辑工作就不抓瞎了？

　　其实要想让文件即安全又能自动同步，同时又可离线编辑、访问，最好的办法是使用“办公软件+酷盘”的方式。由于系统中安装了办公软件，所以即使在没有网络的情况下，我们也也照样可以方便的编辑文档，而一旦网络连接后，这些编辑的文档又会利用酷盘，自动同步到服务器及多个设备之间，如手机、平板电脑甚至U盘等，当然前提是你在这些设备中也安装了酷盘客户端。

　　安装后，酷盘会在“计算机”中添加一个系统文件夹中（如图1），我们只要将文件保存在该文件夹中，以后程序就会自动检查其中的文件是否有更新，并在发现有更新时，自动将新增或变化的内容同步到服务器中，期间完全无需我们手工操作，非常方便。

　　此外，和在线办公相比，用酷盘同步并备份文件还有一个好处，那就是易于共享。进入页面并登录，然后在文件列表中，勾选要共享的文件，单击页面右下方的“共享文件夹”文字链接，在出现的对话框中我们可以通过切换到“链接邀请”和“邮箱/短信邀请”标签，通过外链和邮箱邀请两种方式来与好友共享（如图2）。特别是后一种方式，因为可以很好地将共享范围控制在指定的用户之间，所以可很大程度地保证文件的安全性与私密性。

　　实际上除了上面的所说的功能外，使用酷盘还有一个好处，那就是可以恢复误删的文件和将当前的文件恢复到指定的版本。这一点，是在线办公永远无法比拟的。由于恢复文件或恢复到指定版本的操作方法比较简单，此处不再赘述。